El control económico en las asociaciones

Introducción

El control económico en una entidad sin ánimo de lucro, ya sea Asociación o Fundación, se puede ver desde dos perspectivas:

• Necesidades internas de información económica para:
  • Toma de decisiones.
  • Difundir los datos económicos de la entidad.
• Obligaciones legales de información económica para:
  • Cumplir la legalidad contable y fiscal.
  • Justificar subvenciones.

Ambas perspectivas son importantes y habrá que cuidarlas, pero sin olvidar que serán los criterios internos de ordenación de la información los prioritarios a la hora de desarrollar nuestro control económico. Una vez ordenada la información con esos criterios internos, extraeremos los datos que nos pidan y los ordenaremos como nos soliciten, pero partiendo de nuestra ordenación principal que, como ya hemos dicho, responderá a criterios internos.

Veamos la diferencia con un ejemplo:

• Si una Asociación Juvenil utiliza los criterios internos para ordenar su información económica, el presupuesto de gastos para el mes podría tener este aspecto:

Y así con todas sus actividades.

• Sin embargo, si utilizase los criterios externos de, por ejemplo, la justificación de una subvención podría tener este otro:

Como podemos ver, si hemos elegido la primera forma de ordenar (Criterios internos) nos será relativamente sencillo mostrar la información según nos la piden en la justificación de la subvención. Sin embargo, si la ordenación principal es la segunda (Criterios externos), nos será imposible saber cuanto hemos presupuestado en cada actividad y nos faltará información para la toma de decisiones.

Necesidades internas de información económica

La información económica tiene tres fases:

• Presupuestos o fase de planificación
• Contabilidad o fase de recogida de datos
• Balances o fase de evaluación

Para que la información contenida en los presupuestos, la contabilidad y los balances sea comparable entre sí, deberá estar ordenada toda de la misma manera, de ahí que lo primero sea definir los criterios de ordenación y las categorías que se derivan de ellos.

Criterios y categorías

El contenido de este punto pudiera recordarte a Barrio Sésamo, pero es fundamental para entender el resto de la ordenación económica.

Si tuviésemos las siguientes figuras:

A simple vista se pueden determinar dos criterios de clasificación: Color y Forma, de los que, respectivamente, se derivan las siguientes categorías: Rojo, Azul y Verde, y Círculo, Cuadrado y Triángulo.

Si quisiéramos clasificar cualquier forma geométrica que tuviéramos, deberíamos establecer un orden jerárquico en la aplicación de los criterios, así pues, si en nuestro orden jerárquico fuese primero el criterio de Color y después el de la Forma la siguiente figura:

la deberíamos incluir en las figuras Rojas y dentro de éstas en los Círculos.

Pues bien, la clasificación de la información económica es similar.

Primero deberemos elegir los criterios de clasificación y después establecer un orden jerárquico para aplicarlos. Como la ordenación económica debe tener una relación directa con el proyecto y la labor de la Entidad, los criterios que mejor responderán a ello serán los siguientes:

• Tiempo: con este criterio distinguiremos entre la información económica de un período de tiempo y otro. Ejemplo:
  • Criterio: Tiempo
  • Categorías: 2.000 – 2.001 – 2.002 – Etc.
• Sentido del movimiento económico: con este criterio distinguiremos entre las entradas y salidas en un sentido amplio. Ejemplo:
  • Criterio: Sentido del movimiento económico
  • Categorías: Gastos – Ingresos; Pagos – Cobros; Etc.
• Geográfico: con este criterio distinguiremos, en su caso, entre los movimientos económicos de la Entidad en sus distintas sedes. Ejemplo:
  • Criterio: Geográfico
  • Categorías: Madrid – Barcelona – Bilbao – Sevilla – Etc.
• Programa, Proyecto o Actividad: con este criterio distinguiremos los movimientos económicos relativos a las distintas secciones de la Entidad. Ejemplo:
  • Criterio: Programa, Proyecto o Actividad
  • Categorías: Jóvenes – Niños – Ancianos; Tiempo Libre – Familias – Escuela; Talleres – Excursiones – Campamentos.
• Naturaleza: con este criterio distinguiremos las distintas naturalezas de los movimientos económicos. Este en el criterio prioritario en el Plan General Contable. Ejemplo:
  • Criterio: Naturaleza
  • Categorías: Gastos de materiales – Gastos de alquileres – Gastos de transportes – Gastos de personal – Pagos por caja – Ingresos de subvenciones – Ingresos de cuotas de socios – Etc.

Otro aspecto a tener en cuenta, es que dentro de un mismo criterio pueden existir varios niveles de desglose, como es el caso del criterio Programa, Proyecto o Actividad, puesto que podemos ordenar sólo por Programas, por Programas y Proyectos, o por Programas, Proyectos y Actividad.

Igualmente, en el criterio de naturaleza podemos establecer diferentes niveles (en el capítulo de contabilidad veremos que de hecho así se hace), y dentro de los Gastos de transportes, distinguir entre Gastos de avión, Gastos de tren o Gastos de Autobús.

Como resumen a este punto podemos decir que lo fundamental es que la ordenación de la información económica responda lo más fielmente posible a la ordenación de nuestro Proyecto y a la imagen mental que tienen los/as socios/as y/o voluntarios/as de la Entidad, siendo lo habitual el siguiente ordenamiento:

• Tiempo
• Sentido del movimiento
• Actividad
• Naturaleza

ya que el criterio Geográfico lo utilizarán sólo entidades con sedes en varias localidades.

Obligaciones legales de información económica

Las obligaciones legales de información económica son las especificadas en las distintas convocatorias de subvenciones de las que hayamos obtenido financiación y las obligaciones contables de las Entidades Sin Ánimo de Lucro, establecidas por la legislación vigente.

• Obligaciones derivadas de la justificación de Subvenciones.
• Obligaciones contables de las Entidades Sin Ánimo de Lucro.
• Normas de Adaptación del Plan General de Contabilidad.
• Real Decreto 1491/2011, de 24 de octubre, por el que se aprueban las normas de adaptación del Plan General de Contabilidad a las entidades sin fines lucrativos y el modelo de plan de actuación de las entidades sin fines lucrativos

Obligaciones derivadas de la justificación de subvenciones

Legislación aplicable:

• Real Decreto Legislativo 1091/1988, de 23 de septiembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley General Presupuestaria.
• Ley Orgánica 2/1982, de 12 de Mayo, del Tribunal de Cuentas.
• Ley 7/1988, de 5 de abril, de Funcionamiento del Tribunal de Cuentas.

Una parte importante de los ingresos de las Entidades Sin Ánimo de Lucro la constituyen las Subvenciones públicas. Por este motivo, incluimos a continuación las obligaciones derivadas de la obtención de Subvenciones públicas.

Según aparece en el Art. 81 2.a. de la Sección IV del Real Decreto Legislativo 1091/1988 , de 23 de septiembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley General Presupuestaria, se entiende por subvención:

«A toda disposición gratuita de fondos públicos realizada por el Estado o sus Organismos autónomos a favor de personas o entidades públicas o privadas, para fomentar una actividad de utilidad o interés social o para promover la consecución de un fin público»

Y estas pueden ser para gastos corrientes o de capital.

De igual modo, en el Art. 81 4. de la Sección IV del Real Decreto Legislativo 1091/1988 , de 23 de septiembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley General Presupuestaria, se establece el concepto de beneficiario y sus obligaciones:

«4. Tendrá la consideración de beneficiario de la subvención el destinatario de los fondos públicos que haya de realizar la actividad que fundamentó su otorgamiento o que se encuentre en la situación que legitima su concesión.

Son obligaciones del beneficiario:

1. Realizar la actividad o adoptar el comportamiento que fundamenta la concesión de la subvención.
2. Acreditar ante la entidad concedente o, en su caso, ante la entidad colaboradora o las Comunidades Autónomas, la realización de la actividad o la adopción del comportamiento, así como el cumplimiento de los requisitos y condiciones que determinen la concesión o disfrute de la ayuda.
3. El sometimiento a las actuaciones de comprobación, a efectuar por la entidad concedente o, en su caso, la entidad colaboradora o las Comunidades Autónomas, y a las de control financiero que corresponden a la Intervención General de la Administración del Estado, en relación con las subvenciones y ayudas concedidas y a las previstas en la legislación del Tribunal de Cuentas.
4. Comunicar a la entidad concedente o, en su caso, a la entidad colaboradora o a las Comunidades Autónomas, la obtención de subvenciones o ayudas para la misma finalidad, procedente de cualesquiera Administraciones o entes públicos nacionales o internacionales.

En este sentido, tendremos que presentar las facturas legales correspondientes que justifiquen el gasto del dinero recibido, en el modo, lugar y plazo establecidos por la convocatoria.

Para que una factura sea legal, debe contener la siguiente información:

• Datos del proveedor
  • Nombre
  • Dirección
  • CIF
  • Nº de la factura (No albarán)
  • Sello y/o firma (teóricamente no es imprescindible, pero en la justificación de subvenciones a veces se exige)
• Datos de nuestra entidad
  • Nombre
  • Dirección
  • CIF
• Otros datos
  • Fecha
  • Concepto
  • Importe
  • IVA desglosado o especificación de «IVA Incluido»

Además se adjuntará el justificante de pago (ya sea mediante recibo, resguardo de ingreso bancario o transferencia) o bien quedará claro en la factura que ésta ha sido pagada .

En cuanto al resto de documentos acreditativos del gasto, (Nóminas, TCs de la S.S., impresos de Hacienda, etc.) deberán ser impresos legales o normalizados y debidamente sellados y firmados por el organismo competente.

Obligaciones contables

En cuanto a las obligaciones contables, hay que distinguir entre los siguientes casos:

• Asociaciones declaradas de Utilidad Pública.
• Asociaciones con actividades económicas, no declaradas de utilidad pública que están dadas de alta, en el I.A.E.
• Asociaciones sin actividades económicas, no declaradas de utilidad pública que no están dadas de alta, en el I.A.E.

- Asociaciones declaradas de utilidad pública

Las Asociaciones declaradas de Utilidad Pública, vienen obligadas por las Normas de Adaptación del Plan General de Contabilidad y Normas de Información Presupuestarias de Entidades Sin Fines Lucrativos a llevar la contabilidad por partida doble de acuerdo con esas normas y a presentar las cuentas según establece el Artículo 5 del REAL DECRETO 1740/2003, de 19 de diciembre, sobre procedimientos relativos a asociaciones de utilidad pública, que reproducimos a continuación:

«Artículo 5. Procedimientos relativos a la rendición anual de cuentas.

1. Las entidades declaradas de utilidad pública deberán presentar o remitir, antes del día 1 de julio de cada año, al Ministerio del Interior, o a la Comunidad Autónoma, entidad u organismo público que hubiese verificado su constitución y autorizado su inscripción en el registro correspondiente:

1.º El balance de situación y la cuenta de resultados, en los que consten de modo claro la situación económica, financiera y patrimonial de la entidad.

2.º Una memoria expresiva de las actividades asociativas y de la gestión económica, incluyendo el cuadro de financiación, y reflejando el grado de cumplimiento de los fines asociativos.

3.º La liquidación del presupuesto de ingresos y gastos del año anterior.

2. Los documentos a que se refiere el apartado anterior se ajustarán a lo que determinen las normas de adaptación del Plan General de Contabilidad a las entidades sin fines lucrativos.

3. El Ministerio del Interior, la Comunidad Autónoma, o la entidad u organismo público correspondiente, examinarán la documentación presentada, interesando, en su caso, la aportación de los informes, datos o documentos complementarios que sean pertinentes sobre dicha documentación, en relación con las actividades realizadas en cumplimiento de sus fines.

4. Una vez examinada y comprobada su adecuación a la normativa vigente, se acordará el depósito de las cuentas en los registros públicos correspondientes, a efectos de constancia y publicidad, notificándolo a la entidad interesada, y comunicándolo al Ministerio de Economía y Hacienda. En caso contrario, se acordará proceder en la forma prevista en el artículo siguiente.

5. Las Comunidades Autónomas, entidades u organismos públicos competentes a que se refieren los apartados anteriores comunicarán al Ministerio del Interior si se ha cumplido o no por las entidades declaradas de utilidad pública lo dispuesto en el presente artículo.»

Así mismo, en el caso de las Asociaciones de Utilidad Pública de la Comunidad de Madrid, en circular del Registro de Asociaciones de 14 de febrero de 2.001, se establece que a los documentos anteriores se añadirá un certificado firmado por el Secretario, con el Vº Bº del Presidente, sobre aprobación de las cuentas por la junta de socios, así como un Balance de Sumas y Saldos a fecha del cierre del ejercicio para permitir una comprobación inicial de la congruencia de las cuentas anuales.

- Asociaciones con Actividades Económicas NO declaradas de Utilidad Pública

Las obligaciones contables de las Asociaciones quedan establecidas en el Artículo 14 de la Ley Orgánica1/2002 , de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación, en el que se dice:.

«Artículo 14.

1. Las asociaciones han de disponer de una relación actualizada de sus asociados, llevar una contabilidad que permita obtener la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situación financiera de la entidad, así como las actividades realizadas, efectuar un inventario de sus bienes y recoger en un libro las actas de las reuniones de sus órganos de gobierno y representación. Deberán llevar su contabilidad conforme a las normas específicas que les resulten de aplicación.

2. Los asociados podrán acceder a toda la documentación que se relaciona en el apartado anterior, a través de los órganos de representación, en los términos previstos en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal.

3. Las cuentas de la asociación se aprobarán anualmente por la Asamblea General.”

Esto significa que, a falta de un reglamento que lo aclare, todas las Asociaciones deberán llevar una Contabilidad por partida doble y Analítica, para poder cumplir con lo establecido en el párrafo anterior.

Además, al realizar actividades económicas y quedar reconocido como tal al darse de alta la Asociación en el I.A.E, quedará sujeta a lo dispuesto en el Código de Comercio, ya que en su Artículo 2 establece:

«Artículo 2.

Los actos de comercio, sean o no comerciantes los que los ejecuten, y estén o no especificados en este Código, se regirán por las disposiciones contenidas en él; en su defecto, por los usos del comercio observados generalmente en cada plaza; y a falta de ambas reglas, por las del Derecho común.»

Y por tanto, habrá de cumplir su Artículo 25, y llevar una Contabilidad por partida doble:

«Artículo 25.

1. Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario.

2. La contabilidad será llevada directamente por los empresarios o por otras personas debidamente autorizadas, sin perjuicio de la responsabilidad de aquéllos. Se presumirá concedida la autorización, salvo prueba en contrario.»

Dado que existen unas Normas de Adaptación del Plan General de Contabilidad y Normas de Información Presupuestarias de Entidades Sin Fines Lucrativos, específicas para este tipo de entidades, una interpretación estricta del Código de Comercio nos obligará a llevar Contabilidad por partida doble en estas entidades.

Esta obligación queda matizada en la Disposición Adicional tercera del Real Decreto 1497/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Nacional de Asociaciones y de sus relaciones con los restantes registros de asociaciones, en la que se establece lo siguiente:

«DISPOSICIÓN ADICIONAL TERCERA. Régimen contable de las asociaciones.

1. Serán de aplicación obligatoria a las asociaciones declaradas de utilidad pública, siempre que procedan, las normas de adaptación del Plan General de Contabilidad a las entidades sin fines lucrativos, aprobadas por el artículo 1 del Real Decreto 776/1998, de 30 de abril.

2. Reglamentariamente se desarrollará un modelo de llevanza de la contabilidad que podrá ser aplicado por las asociaciones que al cierre del ejercicio cumplan al menos dos de las siguientes circunstancias:

1. Que el total de las partidas del activo no supere 150.000 euros. A estos efectos, se entenderá por total activo el total que figura en el modelo de balance.

2. Que el importe del volumen anual de ingresos por la actividad propia más, en su caso, el de cifra de negocios de su actividad mercantil sea inferior a 150.000 euros.

3. Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a cinco.»

Este régimen ha sido desarrollado en el Real Decreto 296/2004, de 20 de febrero, por el que se aprueba el régimen simplificado de la contabilidad.

-Asociaciones sin Actividades Económicas NO Declaradas de Utilidad Pública

A partir del 26 de mayo de 2.002, las obligaciones contables de las Asociaciones quedan establecidas en el Artículo 14 de la Ley Orgánica1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación, en el que se dice:.

«Artículo 14.

1. Las asociaciones han de disponer de una relación actualizada de sus asociados, llevar una contabilidad que permita obtener la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situación financiera de la entidad, así como las actividades realizadas, efectuar un inventario de sus bienes y recoger en un libro las actas de las reuniones de sus órganos de gobierno y representación. Deberán llevar su contabilidad conforme a las normas específicas que les resulten de aplicación.

2. Los asociados podrán acceder a toda la documentación que se relaciona en el apartado anterior, a través de los órganos de representación, en los términos previstos en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal.

3. Las cuentas de la asociación se aprobarán anualmente por la Asamblea General.”

Esto significa que, a falta de un reglamento que lo aclare, todas las Asociaciones deberán llevar una Contabilidad por partida doble y Analítica, para poder cumplir con lo establecido en el párrafo anterior.

Dado que existen unas Normas de Adaptación del Plan General de Contabilidad y Normas de Información Presupuestarias de Entidades Sin Fines Lucrativos, específicas para este tipo de entidades, una interpretación estricta del Código de Comercio nos obligará a llevar Contabilidad por partida doble en estas entidades.

No obstante, esta obligación queda matizada en la Disposición Adicional tercera del Real Decreto 1497/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Nacional de Asociaciones y de sus relaciones con los restantes registros de asociaciones, en la que se establece lo siguiente:

«DISPOSICIÓN ADICIONAL TERCERA. Régimen contable de las asociaciones.

1. Serán de aplicación obligatoria a las asociaciones declaradas de utilidad pública, siempre que procedan, las normas de adaptación del Plan General de Contabilidad a las entidades sin fines lucrativos, aprobadas por el artículo 1 del Real Decreto 776/1998, de 30 de abril.

2. Reglamentariamente se desarrollará un modelo de llevanza de la contabilidad que podrá ser aplicado por las asociaciones que al cierre del ejercicio cumplan al menos dos de las siguientes circunstancias:

1. Que el total de las partidas del activo no supere 150.000 euros. A estos efectos, se entenderá por total activo el total que figura en el modelo de balance.

2. Que el importe del volumen anual de ingresos por la actividad propia más, en su caso, el de cifra de negocios de su actividad mercantil sea inferior a 150.000 euros.

3. Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a cinco.»

Este régimen fue desarrollado en el Real Decreto 296/2004, de 20 de febrero, por el que se aprueba el régimen simplificado de la contabilidad, pero la reforma contable ha dejado prácticamente sin contenido el Real Decreto.

NOTA: el citado Real Decreto 776/1998, de 30 de abril ha sido derogado por el Real Decreto 1491/2011, de 24 de octubre, por el que se aprueban las normas de adaptación del Plan General de Contabilidad a las entidades sin fines lucrativos y el modelo de plan de actuación de las entidades sin fines lucrativos.