El presupuesto en las asociaciones

Presupuesto de inversiones y financiación

El Presupuesto de Inversiones sirve para:

• Prever las Inversiones que realizaremos en período de tiempo considerado y la Financiación específica para éstas.
• Prever las repercusiones de las Inversiones y su Financiación sobre los gastos e Ingresos del período considerado y de los futuros, es decir, calcular la amortización de los gastos y la periodificación de los ingresos, que deberemos trasladar al Presupuesto de Gastos e Ingresos.
• Conocer las compras e ingresos a distribuir en varios períodos, que tendrán una repercusión sobre la previsión de pagos y cobros, es decir, sobre el Presupuesto de Tesorería.

Información de partida

La información necesaria para su elaboración hará referencia a cada una de las compras amortizables, es decir, las compras cuyo consumo abarque más de un ejercicio.

• Descripción de la compra.
• Programa, Proyecto o Actividad a la que va destinada.
• Fecha prevista de adquisición.
• Precio de la compra.
• Años de vida útil de la compra.
• Valor de desecho, si lo tuviera, al final de la vida útil.

Así mismo, si prevemos tener una financiación específica para estas inversiones, tales como subvenciones, donaciones y/o legados de capital, deberemos conocer lo siguiente:

• Importe de cada subvención, donación o legado de capital previsto.
• Inversiones específicas que financiará cada subvención, donación o legado de capital.

Elaboración

Hay varios sistemas para elaborar los Presupuestos de Inversiones que están ligados a los diferentes sistemas para amortizar las inversiones y periodificar los ingresos de capital, sin embargo, dado el carácter divulgativo de estos materiales, sólo veremos el más sencillo que es el relacionado con la llamada amortización lineal.

El sistema consiste en dividir el precio de la compra, menos su valor de desecho, entre los días totales de vida útil y aplicar a cada ejercicio el consumo referido a los días de ese año en los que la compra está siendo utilizada en la entidad.

De esta manera, obtendremos un porcentaje de amortización anual para cada bien, de forma que aplicaremos este mismo porcentaje anual para periodificar el ingreso de capital específico de esa inversión.

Ejemplo

Vamos a comprar una pizarra para la actividad de Apoyo Escolar hacia el 1 de Abril, por un valor de 300 €. El valor de desecho lo consideramos 0 €, y la vida útil la estimamos en 5 años. Para hacer frente a esta compra, nos han concedido una subvención de capital de 210 €.

Con estos datos podremos hallar la amortización, que será:

( (300 – 0 ) / 5 ) = Amortización anual (para años completos) = 60 €.

(60 / 12 ) x 9 = Amortización del 1º año (sólo 9 meses) = 45 €.

( 60 / 12 ) x 3 = Amortización del último año (3 meses) = 15 €.

Estas cantidades las llevaremos al Presupuesto de Gastos e Ingresos, en la Actividad de Apoyo Escolar, para los sucesivos ejercicios, de manera que el gasto en pizarra para el primer año, en la Actividad de Apoyo Escolar será de 45 €.

Igualmente, si recibimos una subvención de capital específica para esa compra la periodificaremos al mismo ritmo que amortizamos la compra, es decir:

210 / 5 = Periodificación anual (para años completos) = 42 €.

( 42 / 12 ) x 9 = Ingreso achacable al 1º año (sólo 9 meses) = 31,20 €.

( 42 / 12 ) x 3 = Ingreso achacable al último año (sólo 3 meses) = 10,20 €.

De esta manera, el ingreso que preveremos en el Presupuesto de Gastos e Ingresos en Apoyo Escolar para el primer año, relativo a la subvención de capital, será de 31,20 €.

Revisiones

Todos los Presupuestos conviene revisarlos con la misma frecuencia, que habitualmente varía entre mensual y trimestralmente, en función de la actividad de la Entidad y de las situaciones no previstas que se vayan presentando. En cualquier caso, el criterio para determinar la frecuencia será el de las necesidades de información para la toma de decisiones.

Lo que nunca debe hacerse es un presupuesto para guardarlo en un cajón y olvidarnos de él, porque habríamos perdido el tiempo al elaborarlo y después no le sacaríamos ningún partido.

Presupuesto de gastos e ingresos

Para qué sirve

El Presupuesto de Gastos e Ingresos debe ser la imagen económica del Proyecto de la Entidad, y sirve para:

• Prever los gastos e ingresos de un período o ejercicio.
• Calcular el déficit o superávit previsto para cada una de las Actividades de la Entidad, así como para el ejercicio en su conjunto.
• Conocer los gastos e ingresos que tendrán una repercusión en el Presupuesto de Tesorería.

Información de partida

Para su elaboración partiremos de la información aportada por:

• El Proyecto de la Entidad.
• Los datos del control económico de años anteriores (Presupuestos, Contabilidad y Balances).
• Presupuestos o facturas proforma de proveedores.
• Tablas para el cálculo de costes especiales, tales como los costes salariales o las amortizaciones extraídas del Presupuesto de Inversiones.

En cualquier caso hay que huir del «… yo creo que esto puede costar …..» o del «…tengo un amigo que ha comprado uno el año pasado y creo que le costó ……», y partir de datos más objetivos a la hora de elaborar el Presupuesto de Gastos e Ingresos.

Elaboración

Para su elaboración comenzaremos determinando los Actividades que vamos a contemplar y los gastos e ingresos por naturaleza de cada una de esas actividades.

A continuación estableceremos los datos de partida o variables de las que dependerán las cantidades totales de cada gasto o ingreso por naturaleza de cada Actividad, como pueda ser el gasto del año pasado y el IPC interanual.

Por último, calcularemos las cantidades a presupuestar de cada gasto o ingreso por naturaleza de cada Actividad, en función de las variables consideradas.

Con ello tendremos elaborado el Presupuesto de Gastos e Ingresos de cada Actividad por separado. Si sumamos todas las cantidades relativas a un mismo gasto o un mismo ingreso por naturaleza, obtendremos un resumen por conceptos del Presupuesto de Gastos e Ingresos.

Todo ello lo veremos con mayor claridad en el ejemplo.

Ejemplo

Primero determinamos las Actividades:

• Apoyo Escolar
• Formación
• Campamentos
• General

Siempre habrá una actividad llamada General, Mantenimiento o similar que agrupe los gastos e ingresos inespecíficos del resto de las Actividades. En segundo lugar determinamos los epígrafes por naturaleza de cada actividad, que en el caso de Apoyo escolar serán los siguientes:

• Gastos:
  • Materiales
  • Personal
  • Publicidad
  • Amortizaciones
• Ingresos:
  • Cuotas
  • Ventas
  • Periodificación Subvenciones de Capital

En tercer lugar, establecemos las variables las que dependerá cada epígrafe que, en el caso de Apoyo Escolar, serán las siguientes:

• Gastos:
  • Materiales
    • Gasto del Año pasado = 58,20 €.
    • % IPC interanual = 2,5 %
    • Gasto previsto para este año = 60 €.
  • Personal
  • Publicidad
    • Nº de trípticos = 1.000 uds.
    • Precio unitario = 0,01 €.
    • Gasto previsto para este año = 90 €.
  • Amortizaciones
    • Se calcula según se explica en el Presupuesto de Inversiones y Financiación de éstas
• Ingresos:
  • Cuotas
    • Nº de chavales = 10
    • Cuota mensual por chaval = 2,22 €.
    • Nº de meses considerados = 8
    • Ingreso previsto para este año = 80 €.
  • Parroquia
    • Donación año pasado = 80.000 Ptas.
    • % de incremento previsto = 0 %
    • Ingreso previsto para este año = 480 €.
  • Periodificación Subvenciones de Capital
    • Se calcula según se explica en el Presupuesto de Inversiones y Financiación de éstas

Igual que hemos hecho para Apoyo Escolar, lo haríamos para el resto de las Actividades, teniendo en cuenta que para facilitar la labor lo mejor es diseñarnos una hoja de cálculo específica.

Presupuesto de pagos y cobros o tesorería

Para qué sirve

El Presupuesto de Tesorería sirve para:

• Prever los pagos y cobros de un período o ejercicio.
• Calcular el déficit de tesorería previsto y poder buscar soluciones.
• Calcular el superávit previsto y poder decidir si realizar inversiones financieras con las que rentabilizar el dinero no utilizado.

Información de partida

Para su elaboración partiremos de la información aportada por:

• El Proyecto de la Entidad.
• Los datos del control económico de años anteriores (Presupuestos, Contabilidad y Balances).
• El Presupuesto de Inversiones.
• El Presupuesto de Gastos e Ingresos.

Elaboración

Para su elaboración confeccionaremos una tabla en la que las columnas serán los distintos meses o períodos de tiempo considerados, y las filas serán los distintos conceptos de pagos y cobros previstos.

En las casillas de intersección de los conceptos con los meses introduciremos la cantidad que prevemos pagar o cobrar, comenzando por aquellos pagos y cobros sobre los que tengamos menor capacidad de maniobra, de manera que, si al introducir éstos, el saldo de tesorería nos saliera negativo, adelantaremos cobros o atrasaremos pagos sobre los que tengamos una mayor capacidad de decisión hasta conseguir un saldo positivo al final de cada mes considerado.

Si pese a todo no consiguiéramos equilibrar el Presupuesto de Tesorería, tendríamos que recurrir a otras soluciones como por ejemplo solicitar un préstamo.

Dado que este tipo de soluciones requieren entre uno y cuatro meses, tratándose de Asociaciones con pocos recursos, es conveniente conocer con suficiente antelación los posibles problemas de tesorería para empezar cuanto antes a buscar soluciones.

El ejemplo que sigue te puede dar una idea más clara de cómo confeccionar esta tabla.

Ejemplo

En el siguiente ejemplo hemos considerado una previsión a cuatro meses, pues intentar hacerlo a más tiempo sería poco fiable y a un período más corto no nos daría margen para reaccionar en caso de detectar problemas de tesorería.

Como se puede apreciar en la tabla, al final del mes de abril el saldo previsto es un déficit de 516 €, por tanto deberemos buscar una solución atrasando un pago, adelantando un cobro o pidiendo un préstamo.